Jednym z najważniejszych procesów w rękach pracodawcy jest onboarding, czyli wdrożenie nowego członka teamu do zadań, które czekają go na danym stanowisku, zapoznanie z kulturą organizacji i pokierowanie jego działaniami w taki sposób, aby jak najdokładniej zapoznał się ze wszystkimi procedurami obowiązującymi w firmie.

Wejście w ten zupełnie nowy świat wymaga jednak od firmy takiej organizacji, aby pierwsze tygodnie pracy zabezpieczone były swoistą poduszką powietrzną… 😉 Należy przy tym pamiętać, że nowa osoba na pokładzie nie jest już gościem. Jest częścią organizacji.

Zacznijmy jednak od początku…

Przy okazji omawiania kwestii związanych z onboardingiem, nie sposób nie wspomnieć o równie ważnym, a jednak wciąż często pomijanym – preboardingu. Co kryje się pod tą tajemniczą nazwą? Myślę, że najlepszą metaforą będzie wskazanie, że jest to swoisty przedpokój onboardingu, czyli wszystkie te działania, które od momentu przyjęcia oferty przez pracownika aż do jego pierwszego dnia w nowej firmie powinny zostać zrealizowane.

Communication is the key!

Osoba, która dopiero wkracza w nasz świat powinna czuć się bezpieczna, zaopiekowana i… niezapomniana 😉 Ten proces może trwać kilka dni, ale czasem, ze względu na m.in. długość okresu wypowiedzenia, na nową osobę możemy czekać nieco dłużej. W tym drugim przypadku warto podkreślić: kiedy może spodziewać się choćby sprzętu firmowego, kto w razie niedostarczenia go w odpowiednim czasie będzie się z nim kontaktował, jakie dokumenty będą niezbędne w pierwszych dniach pracy (dajmy szansę przygotować się nowemu na nowe, nie zaskakujmy!). Zadbajmy też o odpowiednie dokumenty, o przestrzeń na zapoznanie się z wzorami umów, poinformujmy gdzie i w jakim czasie musi wykonać badania z medycyny pracy. Brzmi błaho? Być może, ale to właśnie takimi małymi gestami wzbudzamy u przyszłego pracownika poczucie bezpieczeństwa i pokazujemy nasz profesjonalizm.

Różne są sposoby witania nowych osób na pokładzie. W Polcode oprócz stałego utrzymywania relacji i kontaktu (choćby mailowego) wysyłamy także welcome pack z naszymi brandowymi giftami, które nie tylko są miłym prezentem i powitaniem, ale też pozwalają już w tym momencie poczuć się wyjątkowo - jak na początku nowej, wspaniałej przygody!

Skoro niebawem nadejdzie ta długo wyczekiwana chwila to należy zadbać także o wszelkie dostępy do systemów, tak aby można było swobodnie rozpocząć pierwszy dzień, najpierw od kawy, a następnie sprawnego wdrażania się w życie firmy :)

Ostatnim krokiem preboardingu jest w Polcode spersonalizowany mail od rekrutera o wdzięcznym tytule ‘Jak przetrwać pierwszy dzień pracy w Polcode?’, w którym krok po kroku przedstawiamy co będzie się działo, kiedy dotrze mail z dostępami do służbowej skrzynki, podajemy godziny wszelkich spotkań i przede wszystkim zapewniamy, że mamy świadomość, że pierwsze dni pracy stoją pod znakiem samych nowości, więc służymy wsparciem i pomocą przez cały ten czas.

Mamy na pokładzie nowego człowieka i co dalej?

Skoro jesteśmy już po preboardingu to nadszedł czas na właściwy onboarding 😉 Z pewnością zdalne wdrażanie nowej osoby różni się od spotkań face to face, ale jest absolutnie realne! Co więcej – zdalny onboarding jest w Polcode niemalże codziennością i był z nami właściwie od początków funkcjonowania firmy. Od 2006 roku osoby, które dołączają do teamu są w dużej mierze tymi pracującymi 100% zdalnie, dlatego też, gdy w marcu 2020 nastała pandemia, nie mieliśmy problemu z przystosowaniem się do narzuconych nam z góry warunków.

Pierwszy dzień pracy zaczyna się od zalogowania na służbową skrzynkę mailową. Tam czeka już wiadomość powitalna od managera oraz wszystkie dostępy do niezbędnych platform i narzędzi. Od momentu odczytania wiadomości od managera nowy pracownik ma godzinę na zalogowanie się do kilku podstawowych komunikatorów czy systemów, z których korzystamy w Polcode. Następnie nowa osoba w pełni świadoma tego, co nastąpi już lada moment, ma pierwszą powitalną rozmowę ze swoim managerem. Manager opowiada o tym, co dzieje się w Polcode, jak pracujemy, jaka jest nasza kultura. Wspomina o wartościach, strukturze, projektach i tym, co przygotowaliśmy na pierwsze kilka dni. Oczywiście task z zadaniami jest już dawno na skrzynce nowego pracownika. Podczas tego spotkania omawiane są szczegóły pierwszych dni pracy, podawane są informacje kiedy i z kim odbędą się najbliższe spotkania, kto będzie mentorem wspierającym podczas pierwszych miesięcy pracy, czyli w trakcie okresu próbnego (pamiętajmy, że to nie jest okres próbny tylko dla nowego pracownika, ale także dla nas jako organizacji i również od nas zależy czy zakończy się on sukcesem 😉 ).

Warto powiedzieć tu nieco więcej o roli mentora, który w przypadku stanowisk technicznych jest osobą kierującą rozwojem danego programisty: zleca pierwsze szkolenia, wyznacza kierunek rozwoju i wskazuje obszary, nad którymi należy popracować, rozmawia o standardach kodowania w Polcode, robi code review i jest osobą pierwszego kontaktu w kwestiach technologicznych.

Mamy zatem już dwóch sterników tej wyprawy w ‘nieznane’ (choć dzięki nim to już bardziej oswojone nieznane 😉 ). Dochodzi do tego jeszcze oczywiście dedykowana osoba z działu HR, która pierwszego dnia również ma rozmowę z programistą, opowiada o zespole, wewnętrznych narzędziach, zasadach zgłaszania urlopów i sprawdza też czy wszystko idzie zgodnie z planem i czy niczego nowej osobie nie brakuje . Kluczowe jest też zapewnianie, że jesteśmy, że chętnie odpowiemy na każde pytanie i że mamy świadomość że przed nim pierwsze dni i wspieramy stale w tym wdrożeniu. Drugiego dnia zaplanowana jest także rozmowa z CTO Polcode. Naturalnie zachęcamy również do poznawania reszty zespołu 😊

W całym procesie nie zapominamy nigdy o wspomnianej już przeze mnie niejednokrotnie KOMUNIKACJI. Nie tylko nowy człowiek powinien dowiedzieć się czegoś więcej o zespole, ale też zespół powinien dowiedzieć się o tym, że dołączyła do nas nowa osoba. Dlatego też zawsze prosimy nowych członków teamu o napisanie kilku zdań o sobie - taką informację przesyłamy mailowo wszystkim pracownikom.

Onboarding w Polcode nie kończy się jednak po pierwszym tygodniu a nawet po pierwszym miesiącu pracy. Owszem – pierwsze dni są najbardziej intensywne pod kątem spotkań i poznawania firmy, jednakże każdego nowego członka Polcode family czekają jeszcze rozmowy ze swoim opiekunem z działu HR. Spotkania te mają na celu zbadanie nastroju i odpowiedź na ewentualne pytania, które mogły się w międzyczasie pojawić (naturalnie można, a nawet trzeba pytać też wcześniej! Ale oficjalnie zaplanowane spotkania to zawsze świetna okazja, żeby zrobić update sytuacji na froncie 😉 ).

Onboarding kończy się w momencie, w którym następuje podsumowanie okresu próbnego.

Czy ten dobrze przygotowany ‘rejs w nieznane’ procentuje? Oczywiście! Na każdym kroku w Polcode widzimy pozytywne aspekty takich wdrożeń, a to jest dla nas największym sukcesem!

Ludzie, elastyczność, rozwój - to trzy filary i główne wartości Polcode. Stawiamy na ludzi, więc skupiamy się na odpowiednio przygotowanym onboardingu, żeby czuli się z nami dobrze i bezpiecznie, komunikujemy zmiany i plany oraz stawiamy na otwartą komunikację i rzetelny feedback (w obie strony!). Dostosowujemy też onboarding do każdej osoby indywidualnie, nie szufladkujemy, angażujemy się w ten proces zgodnie z indywidualnymi potrzebami. I wreszcie - pomagamy w rozwinięciu skrzydeł i rozwoju już w pierwszych dniach pracy.